Politique sur les conflits d’intérêts

EXCELLENCE EN SANTÉ CANADA POLITIQUES EN MATIÈRE DEGOUVERNANCE

Catégorie : Éthique et responsabilité

Pouvoir : Conseil d'administration

Examinateur : Comité de gouvernance et des ressources humaines

Approuvée :  14 septembre 2020

Dernière modification :       

Prochain examen : 2021

Préambule

Excellence en santé Canada (appelée aux présentes « ESC » ou l’« organisation ») est un organisme de bienfaisance canadien enregistré constitué en organisation sans but lucratif sous le régime des lois fédérales.

Ses administrateurs sont responsables de la gestion et de la supervision des activités et des affaires de l’organisation. Dans le cadre de son mandat, le conseil d’administration doit notamment se conformer aux documents constitutifs d’ESC[1] ainsi qu’aux règles de common law qui encadrent les obligations incombant aux administrateurs. Si ses documents constitutifs ne traitent pas d’un sujet en particulier ou offrent plusieurs solutions de rechange, ou dans l’éventualité où un regroupement de diverses dispositions offrirait plus de clarté, ESC peut décider d’établir des politiques en matière de gouvernance[2]. De plus, conformément au Règlement administratif numéro 1 de l’organisation, le conseil d’administration a nommé une présidente-directrice générale chargée de mettre en œuvre les plans stratégiques et les politiques de l’organisation. Cette dirigeante, qui relève de l’autorité du conseil d’administration, exerce une surveillance générale des affaires de l’organisation.

Définitions

Dans la présente politique :

  1. « activité de l’organisation» s’entend généralement, sans s’y limiter, d’un concours, d’un projet collaboratif, d’un projet, d’une demande de propositions (DP) ou de toute autre activité organisée par l’organisation et pour laquelle un appel est lancé par l’organisation;
  2. « appel» s’entend généralement, sans s’y limiter, d’un appel à candidatures, d’une demande de propositions (DP), d’un prospectus et de documents similaires;
  3. « auteur d’une demande» s’entend généralement, sans s’y limiter, d’une personne qui reçoit des fonds de l’organisation dans le cadre de sa participation à une activité d’ESC;
  4. « conflit d’intérêts » s’entend généralement de toute situation dans laquelle un employé, un bénévole, un administrateur, un dirigeant ou un mandataire de l’organisation, ou encore l’auteur d’une demande ou une personne inscrite, détient ou défend un intérêt qui :
    • porte, est susceptible de porter ou semble raisonnablement porter atteinte à l’objectivité avec laquelle cette personne doit s’acquitter de ses fonctions et de ses responsabilités envers l’organisation et au nom de celle-ci,
    • constitue, est susceptible de constituer ou semble raisonnablement constituer un avantage ou un gain matériel pour cette personne, ou pour d’autres personnes avec lesquelles cette personne entretient un lien de dépendance;
  5. « entité» s’entend d’une personne morale, d’une société de personnes, d’une fiducie, d’une coentreprise, ou d’une organisation ou association non dotée de la personnalité morale;
  6. « formulaire de demande» s’entend généralement, sans s’y limiter, d’une demande adressée à l’organisation, d’un formulaire d’inscription, d’une expression d’engagement, d’une soumission et de documents similaires demandés dans le cadre d’un appel à candidatures lancé par ESC;
  7. « fournisseur de service» s’entend généralement, sans s’y limiter, d’une personne qui a conclu une entente avec l’organisation et qui a été engagée par l’organisation afin de fournir à celle-ci certains services;
  8. « mandataire» s’entend généralement, sans s’y limiter, d’un fournisseur de services, d’un membre d’un comité d’examen du mérite ou de sélection d’ESC, d’un examinateur ou pair évaluateur engagé par l’organisation, d’un membre externe d’un comité du conseil d’administration, d’un expert du conseil consultatif du programme de Formation en utilisation de la recherche pour cadres qui exercent en santé (FORCES) ou d’un membre de tout autre organe que l’organisation pourrait mettre sur pied;
  9. « personne» s’entend d’une personne physique ou morale;
  10. « personne inscrite» s’entend généralement, sans s’y limiter, d’une personne qui est membre d’une activité de l’organisation ou y participe;
  11. « personne morale» comprend une entreprise ou autre organisation dotée de la personnalité juridique, quel que soit son lieu ou mode de constitution.

Politique

Principe directeur

Excellence en santé Canada doit veiller à remplir sa mission avec intégrité et dans le respect des plus hautes normes éthiques, ce qui exige, en règle générale, que ses employés, ses bénévoles, ses administrateurs, ses dirigeants, les auteurs d’une demande, les personnes inscrites et les mandataires évitent les conflits d’intérêts.

Administrateurs

  1. Les administrateurs sont tenus de relever et de divulguer tous les conflits d’intérêts possibles ou réels (voir les procédures de divulgation ci-après), qu’ils tirent ou non un avantage financier de l’activité ou de l’intérêt.
  2. Les administrateurs ne doivent toucher aucune rémunération ni aucun avantage direct ou indirect de l’organisation.
  3. Il est interdit aux administrateurs d’être signataires d’un formulaire de demande présenté à Excellence en santé Canada.
  4. Les administrateurs ne sont pas habilités à faire partie des comités consultatifs de l’organisation qui ont le pouvoir de formuler des recommandations sur la conception des programmes ou qui prennent part à l’évaluation des programmes.
  5. Les administrateurs ne sont pas habilités à faire partie des comités d’examen du mérite ou de sélection de l’organisation.

Employés et bénévoles

  1. Il appartient aux employés et aux bénévoles d’ESC de relever et de signaler les conflits d’intérêts. Les employés et bénévoles doivent constamment évaluer leurs activités et associations afin de déterminer si elles soulèvent ou pourraient soulever un conflit d’intérêts.
  2. Tous les employés et bénévoles de l’organisation sont tenus de relever et de divulguer tous les conflits d’intérêts (voir les procédures de divulgation ci-après) à des fins d’évaluation, qu’ils tirent ou non un avantage financier de l’activité ou de l’intérêt extérieur.
  3. Les employés qui occupent un emploi extérieur ou qui participent à d’autres activités doivent se conformer au Code de conduite de l’organisation.

Mandataires, auteurs d’une demande et personnes inscrites

  1. Les mandataires, auteurs d’une demande et personnes inscrites sont tenus de relever et de divulguer tous les conflits d’intérêts (voir les procédures de divulgation ci-après) aux fins d’évaluation, qu’ils tirent ou non un avantage financier de l’activité ou de l’intérêt extérieur.

Règlements supplémentaires

  1. Les députés de la Chambre des communes et les sénateurs :
    1. ne sont pas habilités à obtenir, dans quelle que mesure que ce soit, des fonds visés par l’entente de financement global conclue entre Santé Canada et la Fondation canadienne pour l’amélioration des services de santé et approuvée par le conseil d’administration le 1ermai 2009 (laquelle s’applique à toutes les subventions accordées auparavant par le gouvernement du Canada et à toutes les subventions relevant d’elle selon le commun accord des parties), ni à retirer d’avantages en découlant;
    2. ne doivent tirer aucun avantage direct de toute autre entente de contribution entre l’organisation et le gouvernement du Canada, à moins que la fourniture ou la réception de cet avantage ne soit conforme aux dispositions législatives et codes mentionnés ci-après.
  2. Les personnes assujetties aux dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts (L.C. 2006, c. 9, art. 2), du Code régissant les conflits d’intérêts des députés, du Code régissant les conflits d’intérêts des sénateurs, du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat, du Code de valeurs et d’éthique de Santé Canada, du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, ou de tout autre code de valeurs et d’éthique applicable aux gouvernements provinciaux ou territoriaux ou à des organismes en particulier, ne doivent tirer aucun avantage direct résultant de l’entente de financement global de 2009, de l’entente de contribution de mars 2016 ou d’ententes de contribution subséquentes conclues entre l’organisation et le gouvernement du Canada, à moins que la fourniture ou la réception de cet avantage ne soit conforme à ces dispositions législatives et à ces codes.
  3. L’ordre du jour de toute réunion des administrateurs doit donner l’occasion au président ou à la présidente de séance de demander aux administrateurs, en début de réunion, s’ils ont des conflits d’intérêts à déclarer.
  4. Les appels et formulaires de demande de l’organisation doivent stipuler :
    1. que les mandataires, les auteurs d’une demande et les personnes inscrites sont tenus de divulguer toute relation avec les membres siégeant au conseil d’administration d’ESC;
    2. les règles concernant l’admissibilité des employés, des bénévoles, des dirigeants et des administrateurs de l’organisation, ainsi que des mandataires, auteurs d’une demande et personnes inscrites.
  5. Le mandat de tous les comités d’examen du mérite et de sélection de l’organisation doit définir la notion de conflit d’intérêts et établir les règles de divulgation et d’exclusion, les dispositions de surveillance ainsi que les exigences en matière de documents écrits.
  6. Les ententes et les protocoles d’entente doivent préciser que les fonds versés par l’organisation – dans l’éventualité où ESC en verse – ne doivent pas servir à financer, en totalité ou en partie, la rémunération d’un administrateur.
  7. L’organisation est tenue de publier la présente politique et de la mettre à la disposition du public.
  8. Chaque année, le président ou la présidente remet au conseil d’administration un résumé des déclarations de conflit d’intérêts faites par les administrateurs et consignées au cours de l’année précédente dans les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de ses comités permanents. Le rapport doit également faire mention des enquêtes portant sur des conflits d’intérêts (et de leur résolution) touchant des administrateurs qui ont eu lieu au cours de l’année précédente.

Divulgations

Administrateurs

  1. Dans les 48 heures après avoir été informé de son élection ou de sa nomination en tant qu’administrateur (ou après être par ailleurs devenu administrateur de l’organisation dans la foulée d’une fusion), tout administrateur est tenu de pleinement divulguer au conseil d’administration l’existence de tout conflit d’intérêts, réel ou anticipé.
  2. Les administrateurs doivent remplir chaque année le questionnaire et l’entente de divulgation de conflits d’intérêts fournis par l’organisation.
  3. L’administrateur est tenu de divulguer pleinement tout conflit d’intérêts réel ou anticipé au conseil d’administration.
  4. La divulgation doit être présentée par écrit.
    • 21.1. Une divulgation faite lors d’une réunion du conseil d’administration ou d’un comité de ce dernier et consignée dans le procès-verbal de la réunion en question est réputée faite par écrit.
  5. Sans préjudice de la portée de toute autre obligation de divulgation aux présentes, un administrateur est tenu de communiquer à l’organisation la nature et l’ampleur de tout intérêt qu’il a dans un contrat ou une opération d’importance qui a été conclu ou que l’on propose de conclure avec celle-ci si, selon le cas :
    1. il est partie au contrat ou à l’opération;
    2. il est administrateur ou dirigeant d’une partie au contrat ou à l’opération (ou y exerce des fonctions analogues);
    3. il détient un intérêt important dans une partie au contrat ou à l’opération.
      • 22.1. Cette divulgation doit être faite, selon le cas :
        • 22.1.1. lors de la première réunion au cours de laquelle le contrat ou l’opération proposée est examiné;
        • 22.1.2. lors de la première réunion du conseil d’administration qui suit la date à laquelle l’administrateur a acquis un intérêt dans le contrat ou l’opération proposés, s’il ne détenait pas cet intérêt au moment de la réunion visée au paragraphe 22.1.1;
        • 22.1.3. lors de la première réunion du conseil d’administration qui suit la date à laquelle l’administrateur a acquis un intérêt, s’il acquiert cet intérêt après la signature d’un contrat ou la conclusion d’une opération;
        • 22.1.4. lors de la première réunion du conseil d’administration qui suit la nomination d’une personne à titre d’administrateur, si cette personne a acquis un intérêt dans un contrat ou une opération avant de devenir administrateur.

Dirigeants qui ne sont pas administrateurs

  1. Sans préjudice de la portée de toute autre obligation de divulgation aux présentes, un dirigeant qui n’est pas administrateur est tenu de divulguer à l’organisation la nature et l’ampleur de tout intérêt qu’il a dans un contrat ou une opération d’importance qui a été conclu ou que l’on propose de conclure avec celle-ci si, selon le cas :
    1. il est partie au contrat ou à l’opération;
    2. il est administrateur ou dirigeant d’une partie au contrat ou à l’opération (ou y exerce des fonctions analogues);
    3. il détient un intérêt important dans une partie au contrat ou à l’opération.
      • 23.1. Cette divulgation doit être faite, selon le cas :
        • 23.1.1. à la présidence du conseil d’administration (ou à la coprésidence, le cas échéant);
        • 23.1.2. immédiatement après que le dirigeant devient conscient que le contrat ou l’opération qui a été conclu ou que l’on propose de conclure a été ou sera examiné lors d’une réunion;
        • 23.1.3. immédiatement après l’acquisition d’un intérêt, si le dirigeant acquiert celui-ci après la signature d’un contrat ou la conclusion d’une opération;
        • 23.1.4. immédiatement après la nomination à titre de dirigeant, si une personne qui a acquis un intérêt dans un contrat ou une opération devient dirigeant par la suite.

Administrateurs et ensemble des dirigeants

  1. Si un contrat ou une opération d’importance (conclu ou proposé) est tel que, dans le cours normal des activités de l’organisation, l’approbation par les administrateurs ou les membres ne serait pas exigée, un administrateur ou un dirigeant est tenu, sans préjudice de la portée de toute autre obligation de divulgation aux présentes, immédiatement après avoir pris connaissance du contrat ou de l’opération en question, de divulguer par écrit à l’organisation la nature et l’étendue de son intérêt, ou de demander à ce que celui-ci soit consigné dans le procès-verbal des réunions du conseil d’administration ou de ses comités.

Employés et bénévoles

  1. Les employés et bénévoles doivent remplir chaque année le questionnaire et l’entente de divulgation de conflits d’intérêts de l’organisation, en leur version modifiée le cas échéant.
  2. En outre, les employés et les bénévoles sont en tout temps tenus de divulguer leurs conflits d’intérêts. Ils doivent en faire la divulgation par écrit à leur superviseur, en remplissant le questionnaire et l’entente de divulgation de conflits d’intérêts de l’organisation.
  3. Le superviseur informe ensuite son haut dirigeant responsable de la déclaration de conflit d’intérêts. La vice-présidence des services de gestion et la présidence de l’organisation examinent la déclaration et déterminent s’il y a ou s’il pourrait y avoir un conflit d’intérêts et, dans l’affirmative, déterminent la façon dont la situation ayant soulevé le conflit d’intérêts peut être résolue afin que l’employé ou le bénévole puisse continuer de s’acquitter de ses obligations et responsabilités envers ESC. L’employé ou le bénévole sera informé de l’issue de l’examen et des mesures à prendre pour résoudre le conflit d’intérêts, le cas échéant. S’il refuse de prendre les mesures de résolution requises, ESC pourrait congédier l’employé ou mettre fin à la relation avec le bénévole, selon le cas.

Mandataires, auteurs d’une demande et personnes inscrites

  1. En cas de conflit d’intérêts réel ou anticipé, le mandataire, l’auteur d’une demande ou la personne inscrite est tenu de le divulguer intégralement à la présidence de l’organisation ou à la vice-présidence des services de gestion de l’organisation.
  2. La divulgation doit être présentée par écrit. Toute divulgation faite avant ou pendant un processus d’examen ou de sélection et consignée dans le rapport d’activité du projet en question est réputée faite par écrit.

Mise en œuvre et lignes directrices

  1. La présente politique est actuellement en vigueur.
  2. Les conflits d’intérêts doivent être réglés de la manière qui répond le mieux au principe de préséance, ce qui peut contraindre l’employé, le bénévole, le dirigeant ou l’administrateur d’ESC, ou le mandataire, l’auteur d’une demande ou la personne inscrite, à s’abstenir de certains actes ou à se retirer de certaines activités qui soulèvent ou qui pourraient soulever un conflit d’intérêts. Il importe d’éviter les règlements qui empêchent ces personnes de s’acquitter de leurs obligations et de leurs responsabilités envers l’organisation.

[1] Les documents constitutifs d’ESC comprennent les lois portant création de l’organisation et régissant ses activités, ainsi que ses actes de constitution (statuts et règlements administratifs), ses ententes de financement ou de contribution et ses politiques internes en matière de gouvernance.

[2] En cas de divergence entre l’une des dispositions d’une politique en matière de gouvernance et l’une des dispositions des statuts ou règlements administratifs de l’organisation, les statuts et règlements administratifs prévaudront.