Procédure de divulgation de conflit d’intérêts – Affilié
Numéro de la politique : Annexe A de la politique FIN-007-C
Catégorie : Gestion financière
Responsable : Vice-présidente – Services de gestion
Entrée en vigueur : 1er mai 2022
Approbation : Présidente-directrice générale
1. Divulgation de conflit d’intérêts
- 1.1 Les affiliés doivent obligatoirement remplir le formulaire de divulgation de conflit d’intérêts pertinent (annexe B) au début de la relation et le remettre à leur personne responsable pour pouvoir collaborer avec ESC. Les affiliés doivent également remplir et soumettre l’attestation et le formulaire annuels de divulgation de conflit d’intérêts (annexe C) une fois par année et dès qu’un conflit d’intérêts perçu ou réel se présente.
Voici les situations qui s’appliquent à cet énoncé :
- Avant de commencer à collaborer avec ESC, rapporter tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu.
- Une fois en collaboration avec ESC, avant d’intégrer de nouvelles activités externes ou d’entamer de nouvelles relations, vérifier si cela pourrait occasionner un conflit d’intérêts avec ESC (réel, potentiel ou perçu).
- Une fois en collaboration avec ESC, avant d’intégrer une nouvelle activité externe ou d’entamer de nouvelles relations à l’extérieur d’ESC.
- Respecter toute décision d’ESC qui déterminerait qu’une activité ou une relation externe constitue une situation de conflit d’intérêts inacceptable.
- Reconnaître que le fait de se placer dans une situation de conflit d’intérêts inacceptable sera un motif suffisant pour qu’ESC mette fin à la relation avec l’affilié, et ce, sans préavis.
- 1.2 Tous les renseignements obtenus en lien avec la divulgation de conflit d’intérêts sont strictement confidentiels et ne seront utilisés que dans le cadre de la présente politique.
- 1.3 La vice-présidente Services de gestion ou la présidente-directrice générale (si nécessaire) évaluera tous les formulaires de divulgation de conflit d’intérêts et déterminera si un conflit d’intérêts existe ou pourrait exister dans le futur et, le cas échéant, les solutions potentielles pour que l’affilié puisse continuer de remplir son devoir et ses responsabilités au sein d’ESC. La détermination par la vice-présidente Services de gestion ou par la présidente-directrice générale sera sans appel.
- 1.4 L’affilié sera informé du résultat de l’examen et, s’il y a lieu, des étapes à suivre pour régler le conflit d’intérêts. Si l’affilié refuse de se conformer aux étapes nécessaires à la résolution du conflit, ESC peut décider de mettre fin à la relation avec lui.
