Plus de temps pour les soins : 12 équipes soignantes s’attaquent au fardeau administratif

Le travail administratif représente un fardeau important pour le personnel de santé. Bien que ces tâches fassent partie du quotidien, elles demandent du temps que les médecins pourraient autrement consacrer à leur patientèle, et ajoutent en moyenne 10 heures à leur charge de travail hebdomadaire.

Partout au pays, les équipes soignantes tentent désormais de récupérer une partie de ces heures perdues.

Moins de paperasse, plus de soins

 Les tâches administratives ne sont pas toutes inutiles. Beaucoup d’entre elles sont essentielles à la prestation de soins de santé sûrs et de qualité. Toutefois, ces tâches sont parfois excessives, redondantes ou mal conçues.

 « Nous devons minimiser le travail administratif qui ajoute aux heures de travail sans ajouter de valeur, les tâches qui n’améliorent pas les soins », affirme D^re Margot Burnell, présidente de l’Association médicale canadienne (AMC). « Ces inefficacités s’accumulent, ce qui contribue à l’épuisement professionnel, tout en laissant moins de temps et d’énergie au personnel de santé pour s’occuper des familles, des patientes et des patients, alors que l’accès aux soins reste un défi pour de nombreuses personnes. »

De concert avec plusieurs partenaires et collaborateurs, dont Excellence en santé Canada (ESC), l’AMC œuvre pour réduire le fardeau administratif en santé grâce au programme Subventions pour l’allègement administratif.

Appuyé par l’Association médicale canadienne (AMC), Gestion financière MD inc. et la Banque Scotia, ce programme, assorti d’une enveloppe de 10 millions de dollars, aide les équipes soignantes de partout au pays à concevoir et à mettre en œuvre des solutions innovantes pour réduire le fardeau administratif en santé. En mettant l’accent sur la qualité et la sécurité, ESC collabore avec ces équipes pour transformer leurs idées en améliorations durables, bien conçues et mieux intégrées.

Depuis juin 2024, les 12 équipes, retenues à l’issue d’un processus de sélection concurrentiel, travaillent sur différentes approches pour réduire le fardeau administratif dans les milieux de soins.

« Nous avons reçu un très grand nombre de candidatures, ce qui démontre non seulement la motivation des équipes à alléger le fardeau administratif, mais aussi la quantité d’idées innovantes et ingénieuses qui existent d’un océan à l’autre », constate Allison Seymour.

L’objectif n’est pas seulement de financer de bonnes idées, mais de favoriser leur mise en œuvre réussie sur le terrain. L’approche d’amélioration d’ESC, qui associe des activités d’apprentissage ciblées, un apprentissage entre pairs et un partage des connaissances, fait donc partie intégrante des subventions accordées. Des séances d’accompagnement facultatives sont également offertes.

Des idées à l’action

Les équipes de projet qui ont bénéficié du soutien d’ESC affirment que celui-ci, combiné au financement du programme, a contribué à la mise en œuvre efficace de leurs solutions dans les milieux de soins.

« La participation d’ESC a été un avantage de taille », souligne Susanna Wong, spécialiste de la mise en œuvre et de l’application des connaissances au sein de l’équipe ASKmeGOC du Centre régional de santé Royal Victoria (RVH) à Barrie, en Ontario. « Ses relations avec la communauté de recherche, les leaders d’opinion et d’autres acteurs et actrices du système de santé nous ont permis de progresser vers notre objectif : diffuser et mettre à l’échelle le programme ASKmeGOC partout en Ontario. »

Trois médecins en soins intensifs au RVH ont développé ASKmeGOC, un outil en ligne qui favorise des conversations structurées sur les objectifs des soins avec les patients et patientes ainsi que leurs mandataires spéciaux. Ces discussions sont axées sur ce qui compte le plus pour eux : leurs valeurs, leurs priorités et leurs préférences en matière de soins.

Malgré l’importance des conversations sur les objectifs des soins, aucune approche systématique ou normalisée n’a été définie. Au Canada, la responsabilité de ces discussions revient généralement aux médecins, qui y consacrent 10 à 20 minutes par patiente ou patient.

À l’échelle d’un système de santé, cela peut donc représenter plusieurs milliers d’heures par année.

ASKmeGOC permet à d’autres personnes formées au sein de l’équipe soignante de mener ces discussions, notamment le personnel infirmier, les adjointes et adjoints au médecin ainsi que les prestataires de services paramédicaux. Lors d’un projet de recherche d’un an au RVH, des membres du personnel infirmier ont utilisé ASKmeGOC pour orienter les discussions sur les objectifs des soins. L’étude a démontré une réduction de la charge de travail des médecins et une amélioration de l’expérience vécue par les patients et patientes, les familles et les équipes soignantes.

L’équipe a donc fait une demande au programme Subventions pour l’allègement administratif afin de déployer l’outil à grande échelle.

« Nous avons toujours envisagé qu’ASKmeGOC soit utilisé au-delà du RVH, affirme Susanna Wong. Toutefois, nous savions aussi qu’il était important d’en démontrer les retombées dans notre hôpital pour inciter les autres à l’adopter. En déployant l’outil ici, nous avons pu en illustrer le potentiel et susciter un engouement pour le mettre en œuvre à plus grande échelle. »

Grâce à l’accompagnement facultatif offert par ESC, Susanna Wong affirme que l’équipe de projet a eu accès à des ressources et des idées pour soutenir chaque étape de la mise en œuvre d’ASKmeGOC au RVH en 2025, ainsi que le déploiement actuel de la solution dans 10 établissements de soins de santé de l’Ontario. Cet accompagnement leur a permis de décomposer ce projet de grande envergure en étapes réalisables.

Vers des améliorations pérennes

Taylor Bassingthwaite, membre du personnel d’accompagnement des programmes d’amélioration de la qualité d’ESC, explique que son rôle consiste à fournir à la fois du soutien relationnel et technique aux équipes.

« Le personnel d’accompagnement aide à faire émerger la sagesse qui existe déjà au sein des équipes. Cela peut se faire en discutant de stratégies d’adoption, en identifiant des partenaires ou en trouvant les décisionnaires qu’il faut. Tout dépend de l’équipe et de ses objectifs. »

Les projets menés dans le cadre du programme Subventions pour l’allègement administratif font appel aux technologies, notamment l’IA, les plateformes numériques et les flux de travail en ligne, pour alléger le fardeau administratif. Cependant, la technologie ne peut pas à elle seule assurer le changement. L’expérience acquise dans l’ensemble du programme montre que même les meilleurs outils requièrent des conditions favorables pour réussir. Si aucune attention n’est portée aux flux de travail, à la culture et à l’adoption, les nouvelles technologies peuvent même alourdir la charge de travail au lieu de produire les résultats escomptés.

C’est là que l’accompagnement et l’apprentissage partagé entrent en jeu. Les équipes reçoivent du soutien pour tester, adapter et mettre au point leurs solutions au fur et à mesure. Au final, l’objectif n’est pas de mener des projets pilotes ponctuels, mais d’instaurer des changements durables et intégrés dans la pratique quotidienne.

Un effort collectif pour réduire le fardeau administratif

« La réduction du fardeau administratif n’est pas un défi qui peut être relevé par un seul outil ou organisme. Cela demande une collaboration entre différents rôles, environnements et régions, estime Maria Judd, vice-présidente Initiatives et programmes stratégiques chez ESC. Nous savons que nous pouvons aller plus loin lorsque nous apprenons et agissons ensemble. »

Grâce au programme Subventions pour l’allègement administratif, les équipes apprennent les unes des autres, échangent sur les stratégies qui fonctionnent et développent des compétences pratiques en matière de mise en œuvre et de gestion du changement. Ces compétences dépassent le cadre des projets individuels, ce qui permet aux équipes d’améliorer d’autres aspects des soins de santé.

Ce travail collectif met en lumière des possibilités encore plus grandes : lorsque les équipes disposent des ressources, de l’accompagnement et des contacts dont elles ont besoin, elles peuvent mettre en place et diffuser des solutions concrètes. Au fil du temps, les petits changements s’additionnent et peuvent faire évoluer l’ensemble du système.