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Les systèmes de déclaration et d’apprentissage 

Les systèmes de déclaration (souvent appelés « systèmes de déclaration et d’apprentissage ») permettent de consigner les préoccupations, les risques ou les incidents liés à la sécurité des patients, de déclencher des mesures et de faciliter la communication, l’intervention, l’apprentissage et l’amélioration. Établir un système de déclaration et des processus à l’appui, intégrant l’identification et la diffusion de l’apprentissage, est un pilier de la gestion des incidents et de la sécurité des patients et un élément essentiel de l’évolution de la culture de la sécurité des patients. 

« Pour combler les lacunes qui existent dans mon hôpital en matière de sécurité, je dois d’abord savoir où elles se trouvent. Les systèmes de déclaration servent de plan directeur pour identifier ces lacunes et nous montrer comment y remédier. » -- Expert de la trousse 

Stratégies recommandées 

Mettre en place un système de déclaration 

  • Recueillir de l’information concernant les dangers, les préoccupations des patients en matière de sécurité, les incidents survenus ou évités de justesse, habituellement en remplissant un formulaire normalisé en version électronique ou papier. 
  • Penser à établir des mécanismes de déclaration alternatifs, par exemple par téléphone ou verbalement, particulièrement pour les incidents qui présentent un risque élevé pour assurer une intervention rapide. 
  • Comparativement aux systèmes de déclaration obligatoires, ceux qui sont volontaires (non régis par la loi) ont démontré qu’ils facilitaient davantage la déclaration et l’apprentissage. 
  • Permettre et appuyer la déclaration de toutes les personnes liées aux soins de santé, y compris le patient et sa famille, en s’assurant qu’ils aient accès au système. 
  • Impliquer les utilisateurs, y compris les patients/familles, dans l’élaboration et le maintien du système. 
  • Intégrer, si possible, les pratiques exemplaires à la conception du système de déclaration : 
  • rendre le système convivial en l’harmonisant aux principes de l’ingénierie des facteurs humains 
  • limiter l’information requise à l’essentiel et inclure une portion narrative pour permettre aux déclarants de raconter l’histoire 
  • fournir une option de déclaration anonyme ou confidentielle pour répondre aux préoccupations concernant les potentielles conséquences négatives 
  • intégrer la transmission automatique d’un avis au directeur ou au chef de service approprié, évitant ainsi au déclarant de devoir trouver à qui envoyer l’information 
  • accuser réception du rapport en démontrant notre appréciation à l’individu qui l’a soumis 
  • élaborer un ou plusieurs processus pour que le déclarant puisse clarifier l’information soumise, si nécessaire 
  • permettre aux gestionnaires de recevoir et d’accéder aux rapports en temps réel pour faciliter une rétroaction et une intervention en temps opportun 
  • faciliter l’examen des rapports complétés par le patient/famille en même temps que ceux fournis par les prestataires de soins 
  • amener les usagers à respecter les exigences en matière de déclaration ou de notification externe, le cas échéant (exemples : Système national de déclaration des accidents et incidents, Système canadien de déclaration et de prévention des incidents médicamenteux) 
  • créer une capacité d’extraction des données facile à utiliser pour aider à susciter des améliorations rapides aux niveaux local, organisationnel et à l’échelle du réseau 
  • assurer une confidentialité et une sécurité appropriées des données (y compris l’anonymisation), conformément aux lois et aux politiques organisationnelles applicables 

Élaborer des processus à l’appui des systèmes de déclaration 

  • Élaborer et/ou réviser les politiques, les procédures, l’éducation et la formation existantes en matière de déclaration pour s’assurer que les usagers sachent quoi déclarer, comment et quand : 
  • souligner que la déclaration est une intervention positive contribuant à la sécurité des patients, et le fait que ni le déclarant ni ceux qui sont impliqués ou ont causé l’événement ne seront blâmés 
  • élaborer des outils et des ressources à l’intention des patients et des familles 
  • s’assurer que les rôles et responsabilités entourant la déclaration de l’incident sont clairement délimités et que le personnel connaît les procédures et les outils de déclaration 
  • communiquer clairement ce qu’il advient de l’information une fois entrée dans le système de déclaration 
  • Intégrer les processus de déclaration et la responsabilité s’y rattachant à l’intérieur des processus, des structures et des responsabilités de travail en cours, y compris les descriptions de postes et les programmes d’orientation du personnel et de développement du leadership. 
  • Allouer des ressources adéquates (notamment techniques et administratives) au maintien du système de déclaration et des processus afférents, y compris l’analyse de données, le suivi et le contrôle du système. 
  • Aborder les barrières organisationnelles potentielles à la déclaration : 
  • favoriser une culture de la sécurité des patients, qui s’intéresse particulièrement aux craintes potentielles associées à la déclaration, à la chaîne d’autorité et au risque de représailles 
  • développer et former les dirigeants à promouvoir la transparence, à faciliter l’apprentissage, à responsabiliser les équipes et à accueillir les points de vue divergents 

Optimiser et partager les enseignements tirés des systèmes de déclaration 

  • Analyser les données du système de déclaration pour identifier les lacunes en matière de sécurité des patients. 
  • Intégrer l’information du système de déclaration aux autres sources de données pour anticiper et atténuer le risque clinique et les vulnérabilités du système de même que pour identifier les forces de celui-ci. 
  • Fournir des mises à jour sur les leçons tirées et les améliorations apportées grâce aux déclarations faisant partie des processus courants, par ex. point récurrent à l’ordre du jour des réunions du personnel et du conseil d’administration, histoires relatant des « incidents évités de justesse » dans les infolettres, résumés lors d’assemblées publiques. 
  • Envisager de partager les leçons tirées avec les patients, les familles, les communautés et le public et adapter la communication aux besoins particuliers de l’auditoire (analyses quantitatives, histoires des patients, résumés des tendances, campagnes d’affichage, médias sociaux, blogues, etc.). 
  • Évaluer régulièrement l’efficacité du système de déclaration et de ses mécanismes de rétroaction et y apporter des améliorations. 
  • Mettre à jour les éléments d’information recueillis pour en assurer la pertinence et intégrer l’identification des problèmes émergents.